Efektivitetin e menaxhimit të një fizik të arkivit të një shoqërie varet nga zbatimi i mjetet dhe metodat specifikeËshtë shumë e rëndësishme për një biznes të jenë të shqetësuar me dokumentet e tij. Shumë më tepër se thjesht një detyrim ligjor për të përmbushur, arkivimin është një domosdoshmëri. Menaxhimin e tanishme të dhënat, të ndërmjetëm dhe menaxhimin e arkivit, për dy shërbimeve nuk ndahet dhe të koordinuar në mes tyre: arkivat e shërbimit dhe të dhënat e ngjarjes. Si e tillë, arkivimin e dokumente letra është një procedurë që mund të shpejt të ndërlikuar nëse rregullat dhe praktikat e mira në qoftë se ata nuk janë plotësuar, përsa i përket klasifikimit në ruajtje. Pavarësisht nga forma ose të aktivitetit të kompanisë në menaxhimin e arkivave është një domosdoshmëri. Ajo filloi të lehtë, edhe pse ajo është e bazuar në veprimet a priori i thjeshtë: qëllimi i arkivit është në njërën anë, të mbajë dhe të mbajë dokumentet e kompanisë në gjendje të mirë, e në anën tjetër për të gjetur ata ose të kthehen ata në çdo kohë. Kjo është arsyeja pse, nuk është reduktuar në një të thjeshtë ruajtjes në mënyrë që të përputhen me periudhën e mbajtjes së dokumenteve, por është i bazuar në një të plotë për menaxhimin e letrës së arkivit, e cila është pjesë e një arkivimin e politikave që do të jenë të efektshme dhe të qëndrueshme, që prej krijimit e deri në shkatërrimin e arkivave. Menaxhimin e e tanishme dhe të ndërmjetme arkivat për qëllime administrative kërkon të veçantë të mjeteve dhe metodave specifike, duke marrë parasysh vendosur të kufizimeve që lidhen me menaxhimin e dokumenteve. Kjo arkivimin procedura kërkon më shumë ashpërsi dhe logjikë, sepse përfshin: menaxhimin e fizike të arkivit (dhe arkivat) nuk mund të improvizuar. Zbatimi i një të fuqishëm dhe të provuar ndihmon për të siguruar përshtatshmërinë, besueshmërinë dhe integritetin e dokumenteve.
Ky sistem siguron mbështetjen e dokumentit nga krijimi i saj në arkivimin e saj.
Ajo ofron mundësi të shumta, të tilla si zbatimi i procedurave dhe të drejtat e hyrjes. Në lidhje me rregullimin në përputhje me, nuk janë ISO standardeve, që janë specifike për arkivimin, dhe në veçanti standardi ISO e cila siguron: Për lëndën e caktuar të dokumenteve zyrtare, standardin ISO siguron rregulloren e tyre të të shkruarit në mënyrë që standardi ISO, si për të ajo është përgjegjëse për rregullimin e të dhënave nga regjistrat.
Këto standardet ISO ose NF transmetohen në paraprak, ata nuk janë të detyrueshme dhe nuk janë gjithmonë një garanci e madhe për të profesionalizmit.
Kjo kurrë nuk do të përsëritet e mjaftueshme, a nuk duhet të mashtrohen nga standardet. Ajo është në shkëmbimin me të palëve të treta archiver, në saj të përvojës dhe të kuptuarit e saj e juaj aktual ka nevojë, ju do të gjeni kryetarja ju duhet. Arkivat janë në dispozicion në të gjitha dokumentet e prodhuara ose të pranuara nga një biznes gjatë çdo viti fiskal të veprimtarisë së saj. Si pasojë, ata duhet të ruhet: ata gjurmë të gjithë ekonomik dhe social i aktivitetit të kompanisë. Si për të substrate të tyre, ata janë të llojllojshme: aktuale të menaxhimit të varet nga lloji i medias për të ruajtur dhe për të klasifikuar, por edhe në arkivimin e politikave të miratuara nga kompania (të përshtatshme për organizimin e saj dhe llojin e aktivitetit) si lloj të veçantë të çdo arkiv (teoria e tre moshat): Pyetje të zakonshme me të cilat përballet hartuesit e politikave në fushën e klasifikimin dhe arkivimin e korporatave dokumentet paraqitjen e dokumenteve të një kompanie plotëson rregullat bazë që duhet të ndiqni për të klasifikuar usefully, në mënyrë efektive dhe të qëndrueshme në një grup të dokumenteve të një kompanie.
Një kohë apo një tjetër, një kompani përballet me problemin e arkivimit dhe paraqitjen që duhet të menaxhojnë, pasi ju kanë prodhuar ose e përfituar. Le grumbullim të dokumenteve nuk është zgjidhje Për të gjetur një situatë të shëndetshme, ekzistojnë procedura të rangut të caktuar nga term i përgjithshëm për të Dhënat e Menaxhimit.
Ajo është një mjet për të dhënat menaxhimin e cila rekomandon për t'i trajtuar ato si të krijimit të tyre: fushëveprimin e Vet për këtë arsye është i kufizuar për gjendjen aktuale dhe të ndërmjetme arkivat, duke marrë parasysh: pikëpamja e standardeve dhe rregulloreve, Menaxhimin e Shënimeve është një proces i arkivimit edhe kuti. Menaxhimin e shënimeve ka qenë objekti në vitin, të një standardi ndërkombëtar, ISO, të fituara në vitin nga shoqata française de normalizimit (AFNOR) nën titullin NF ISO. Të dhënat e Menaxhimit, prandaj, ka si qëllim të regjistrojë dhe të shqyrtimit të dokumentit, nga krijimi i saj dhe, për këtë arsye, në rrjedhën e sipërme e dokumentarit proces. Kjo është arsyeja pse ajo përfshin në qasjen e saj një klasifikim të planit ose klasifikimit të planifikuar, duke përfshirë: Çka dallojnë klasifikimin e magazinimit, ajo është e bukur dhe të vënë në vend në rrjedhën e sipërme të menaxhimit sipas një klasifikimi skemë logjike dhe hierarkike. Prandaj është e domosdoshme për shërbimin në krye të zbatimit të klasifikimit të planit të bëni pyetje të drejta, të cilat janë: klasifikimi i aktuale të dhënave themelore, ajo është e thënë të jenë origjinale dhe të qëndrueshme për shkak të faktit se ai duhet të respektojë të jetës së arkivat dhe që për këtë arsye bëhet pasqyrimi i aktivitetit të kompanisë. Për ta bërë këtë, një klasifikimi është bërë nga krijimi i arkivit dhe jo pas faktit, as për të reduktuar ngjeshur në grumbull arkivat e ruajtura pa pasur nevojë të përpunohen ose të renditura. Si për të klasifikuar, ajo kërkon precizitet Kjo është një metodë e vlefshme, pavarësisht nga lloji i arkivat (të tanishëm, të përkohshme, përfundimtar).
Ajo është e bazuar në dallimin që do të bëhen në natyrën e materialit: renditja është i shpejtë dhe efikas, kur ajo është e filloi në fillim të fazës së prodhimit të arkivave.
Prandaj, është e qartë se krijimi i një klasifikimi të planit nuk është e improvizuar dhe kërkon një shumë e kërkesave në mënyrë që të jetë efektive. Kjo është arsyeja pse ajo duhet të jetë e strukturuar për të përshtatur: Ajo duhet të bjerë vazhdimisht, në perspektivën e kërkimit të dokumenteve (se si të lehtë të gjeni një dokument.) dhe për këtë arsye duhet të jetë i plotë. Strukturalisht, plani i klasifikimit të punëve në një logjike dhe në mënyrë të strukturuar. Dokumentet që janë të kategorizuar dhe të shpërndarë sipas një logjike skemë dhe një hierarki nga e përgjithshmja tek e veçanta. Qëllimi është për të përfshirë të gjitha dokumentet pa humbur saktësi. E saj të plotë të natyrës është për shkak të faktit se ai është përgjegjës për paraqitjen e të gjitha dokumenteve që reflekton detyrave të ndërmarrjes, aktivitetin e saj. Një tërësia e dokumenteve të klasifikuara, pa marrë parasysh llojin e magazinimit të mesme (letër, fotografi, CD-rom, të dhënat elektronike) më në Fund, ekzistojnë tri lloje të klasifikimit të planit në bazë të llojit të aktivitetit të kompanisë (funksionet dhe aktivitetet), organizimin e saj (struktura operacionit) dhe nga objekti. Si arkivat e një kompanie janë një pasqyrim të veprimtarisë së tij, një preferencë, çdo vlerësim është dhënë skema e klasifikimit funksional. Megjithatë, një kombinim i metodave nuk është për të përjashtuar, me kusht që, natyrisht, nuk përzihen bazë të ndarjes, dhe të vënë të gjitha dosjet në të njëjtin nivel. Më në fund, suksesi i një klasifikimi skemë do të varet nga shërbimi i arkivit që të ndërtuar rezultat i një njohuri të përsosur të veprimit, aktivitetet të shoqërisë dhe shërbimit që ajo e menaxhon.
Kjo është arsyeja pse një hetim më parë është thelbësore për të zhvilluar një plan të klasifikimit të faktit"të qepur-bërë".
Në sajë të zbatimit të Dhënat e Menaxhimit brenda kompanisë që dëshiron për të menaxhuar efektivisht arkivat e saj, ajo tani është e mundur për këtë të fundit: menaxhimi i arkivat nënshtrohet një plan efektiv të klasifikimit të çon në mënyrë të pashmangshme për të fituar kohë dhe produktivitetit për kompaninë dhe një ulje të menaxhimit të shpenzimeve duke shkuar në të njëjtin drejtim.
Në fakt, një klasifikim sistemuar arkivat përfshin një qarkullim dhe qasje të lehtësuar në masë të madhe, duke kontribuar kështu për të zhvilluar punën e kompanisë.
Logjika e arkivimit duhet të marrë parasysh kohëzgjatjen e ligjore të ruajtjes së dokumenteve në mënyrë për të përcaktuar se sa kohë një prodhues ka një interes për të ruajtur e saj të materialeve arkivore, dhe fatin e këtyre dokumenteve në fund të kësaj periudhe. Inventari Libri duke kombinuar sasinë dhe vlerën e aktiveve dhe detyrimeve të identifikuara në inventarin. Librin kontabël që përmban shkrimet e librit-ditar të ndara sipas planit të llogarive të kompanisë, duke e mbajtur dhe të legalizuara nga librat e kërkuara.
